Cosa fanno le aziende per coinvolgere dipendenti e consulenti?

Nell’ultimo articolo pubblicato ho parlato dell’importanza della comunicazione interna aziendale e di come sia prioritaria la partecipazione dei collaboratori, ma cosa fanno le aziende per coinvolgere dipendenti e consulenti? Come è possibile realizzare oggi, nell’era digitale, la più stretta connessione tra la comunicazione interna aziendale, la partecipazione e l’allineamento di valori tra l’azienda ed i propri dipendenti? La base di partenza comprende la realizzazione di eventi di team building, l’invio di newsletter di aggiornamento, l’organizzazione di riunioni, la creazione o l’implementazione di blog aziendali.

Questi strumenti sono classici, ma di primaria importanza per supportare una valida comunicazione interna aziendale: bisogna quindi partire da quanto già stato consolidato nel passato e cercare di attualizzarlo in accordo con le trasformazioni in atto. Molto importante è la parola “know-how”. Le conoscenze di ogni singolo componente infatti  devono contribuire al know-how aziendale. Alcune importanti realtà, tra cui Google per esempio, organizzano incontri con i dipendenti per ascoltare le loro idee e poi porle come base per lo sviluppo di nuovi progetti. Tale coinvolgimento fa da collante tra dipendente e azienda, e fra dipendente e consulenti.

L’importanza della parola

La parola è alla base delle relazioni umane e ha un potere immenso. Può colpire, far riflettere, risvegliare sentimenti e addirittura  evocare profumi. La parola scritta non scivola via, permane e non si dissolve velocemente come i nostri pensieri. Facciamone buon uso, sempre! Inoltre il concetto di “parola” si ricollega strettamente ai valori aziendali. Per ogni valore, ognuno di noi utilizza delle parole specifiche che si traducono in comportamenti, che a loro volta definiscono le nostre azioni. È di fondamentale importanza  quindi sempre ricollegare quello che diciamo e quello che facciamo,  ai valori che si prefigge l’azienda! Solamente così  riusciremo a dare vita ad una comunicazione coerente ed efficace.

Ma prima ancora bisogna pensare al flusso che seguono le comunicazioni e a quanto realmente efficace sia il  il percorso delle informazioni all’interno dell’azienda. Analizzando ogni tipologia di comunicazione si può individuare quali siano  le eventuali criticità a livello di canali, messaggio o processi di codifica e decodifica dell’informazione e come dare vita ad una  strategia  più funzionale per ingaggiare i dipendenti ed essere chiari ed esaustivi allo stesso tempo.

I valori aziendali e la vision

E’ importante sottolineare che i valori sono il punto di partenza per ogni organizzazione che voglia in primis impostare una strategia comunicativa interna coerente, in secondo luogo migliorare l’efficacia della propria comunicazione. Se, ad esempio, uno dei valori di un’organizzazione è “essere innovativi”, l’innovazione deve essere perseguita anche nell’ambito comunicativo, utilizzando strumenti innovativi come piattaforme di collaborazione come Microsoft Teams e software di condivisione documenti.

Come detto in precedenza, se il dipendente non si riconosce nei valori aziendali, probabilmente sarà scontento e non riuscirà a diffondere e creare valore. In più, per ingaggiare efficacemente il dipendente, una delle cose fondamentali che un manager  può fare è quella di renderlo partecipe della vision aziendale sia nel breve che nel lungo termine, fornendogli gli strumenti per comprenderla e tradurla in modo pratico nel proprio operato.

L’ascolto

Un altro aspetto particolarmente importante, che si affianca all’interiorizzazione dei valori aziendali, è quello dell’ascolto. Non ci può essere una buona comunicazione se essa non comprende, oltre all’atto del comunicare, anche quello dell’ascoltare e del ricevere i feedback, espliciti o impliciti che essi siano.

E come fare per ascoltare i propri dipendenti? Esistono diversi strumenti, ma prima di tutto bisogna saper essere disponibili all’ascolto e mostrarsi aperti anche a ricevere critiche e commenti negativi su ciò che mette in difficoltà i nostri collaboratori: è normale che venga percepita una certa distanza tra i vari livelli di un’organizzazione, ma ciò che fa la differenza è la capacità di mettersi in gioco, studiare le proprie criticità ed essere pronti a cambiare direzione.

Appare chiaro quindi che la comunicazione in azienda rappresenti uno degli elementi fondamentali per la gestione di quelle crisi che hanno ricadute anche sull’organizzazione. Un caso esemplare è proprio quello che stiamo vivendo in questo particolare momento storico. L’emergenza Coronavirus ha portato le organizzazioni a rivedere il modo di lavorare con lo smart working .

Questo ha portato le Direzioni HR a dover individuare, rapidamente, strumenti e processi per sostenere i dipendenti nell’adeguarsi a lavorare da remoto, non solo da un punto di vista puramente organizzativo, ma anche da un punto di vista sociologico. Molte organizzazioni hanno definito nuovi piani di comunicazione interna aziendale, che contemplano le diverse esigenze dei dipendenti, con l’obiettivo di rispondere tempestivamente alle aspettative delle persone.

In questo momento è più che mai importante non commettere l’errore di trascurare il dialogo con i dipendenti,  nel dare le informazioni senza sovraccaricare, ed essere poco chiari e trasparenti. Sono diverse le iniziative che i team che si occupano di comunicazione interna in azienda hanno messo in campo in questi mesi, eccone di seguito alcune, che possono essere utili anche per trovare ispirazione per la propria azienda:

• Mail di aggiornamento a cadenza costante: che trattano comportamenti da seguire, decisioni strategiche dell’azienda, nuove iniziative, che vengono inviate all’intera popolazione aziendale.
• Newsletter interna: ossia una versione evoluta della mail di aggiornamento. Permette di inserire immagini che ispirano fiducia e che stimolano il senso di appartenenza all’azienda;
• Webinar / meeting online: in questo caso le persone sono invitate a partecipare a incontri per aggiornarle sulla situazione corrente, raccogliere riflessioni ed eventuali suggerimenti su cosa può essere fatto per rendere più gestibile il lavoro da remoto;
• Approfondimenti su temi specifici: ad esempio per fornire una serie di consigli utili su come organizzare la postazione di lavoro a casa, quale routine adottare per rendere efficace il lavoro, ecc…
• Molte aziende  hanno colto questo periodo di lavoro da remoto come un’opportunità per individuare e proporre nuovi percorsi formativi: per esempio centrati sull’utilizzo degli strumenti digitali di collaboration, sulla leadership, sulla vendita, su come utilizzare i social.
• Ci sono aziende che per promuovere il senso di squadra e l’engagement, hanno proposto internamente contest social con hastag dedicati.
• Altre  hanno introdotto piattaforme e app, che combinando Intelligenza Artificiale ed emotiva, facilitano la creazione di un ambiente di lavoro che stimoli in maniera attiva engagement e motivazione.
• Sono stati  creati anche brevi meeting virtuali come “caffè virtuali”: ovvero  un’occasione informale e giocosa per parlare con i propri collaboratori, non soltanto di lavoro, ma anche della vita privata, degli interessi e delle difficoltà del momento.

La gamification

Pare che il nuovo must sia “gamification”, ovvero  la possibilità di far vivere delle esperienze di gioco. La Gamification è uno strumento perfetto, soprattutto per le nuove generazioni, che si ispira a dinamiche giocose per risolvere problemi e creare così engagement tra i dipendenti in un contesto virtuale, con tangibili ripercussioni sul reale.

Gamification vuol dire identificare e condividere un obiettivo vero prevedendo regole chiare, un sistema di feedback e la partecipazione volontaria dell’utente. Si tratta di uno strumento ormai consolidato e per nulla frivolo, ma affidabile e in grado di garantire risultati concreti.

Gli obiettivi del gioco devono essere fissati dall’azienda e necessitano di concretezza nei confronti dell’ambiente esterno per, ad esempio, fidelizzare i clienti; oppure verso l’interno, per migliorare le performance dei dipendenti e la loro partecipazione aziendale. La strategia è essenziale.

Una volta individuato l’obiettivo si costruisce un software basato su dinamiche di tipo ludico e il “gioco” è fatto: punteggi, livelli, missioni, sfide, premi e traguardi, sono solo alcuni dei passaggi utili al fine di rendere più partecipi e attivi gli utenti finali, dipendenti o clienti che siano.

La Gamification incoraggia gli utenti alla partecipazione e ad investire il proprio tempo per raggiungere il traguardo prefissato come obiettivo condiviso. Inoltre, la “dinamica di gioco” spinge i dipendenti a stringere relazioni tra loro e a migliorare le capacità individuali, soprattutto in un’ottica di sfida.

L’idea è sicuramente geniale: chi di noi non è competitivo e cosa c’è di più bello di raggiungere obiettivi desiderati divertendosi e giocando?

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