Una piccola impresa che in pochi anni passa da quindici a trenta persone prima o poi se ne accorge: le scrivanie sono finite e le riunioni si improvvisano in corridoio. La prima idea è cercare una sede più grande. Un trasloco però porta con sé un nuovo contratto d’affitto, settimane di organizzazione e qualche giorno di fermo, oltre a un cambiamento che le persone sentono. Prima di metterlo in conto vale la pena capire se mancano davvero i metri quadri o se sono distribuiti male.
Prima di cercare metri quadri, guardare come si usano quelli che ci sono
Molti uffici sono stati disegnati per l’azienda di cinque o dieci anni fa. Da allora sono cambiati i ruoli, a volte i reparti, e quasi sempre il modo di lavorare. Dove c’è il lavoro ibrido capita di trovare postazioni vuote a metà settimana e sale riunioni prenotate da giorni, mentre chi deve fare una telefonata riservata non sa dove andare. Basta qualche settimana di osservazione per avere un quadro abbastanza preciso. Quante scrivanie sono occupate davvero? Quali stanze restano chiuse? E quanto spazio operativo se ne va in archivi che nessuno apre più? Non di rado si scopre che i metri quadri ci sono e il problema sta tutto nella pianta.
Dividere gli spazi senza murare: quando le pareti modulari convengono
Ridisegnare la pianta di un ufficio non obbliga a chiamare i muratori. Il cartongesso è fatto per restare dove viene costruito: se tra tre anni quella stanza serve più grande, va demolito e rifatto. Per un’azienda che cresce, e che con ogni probabilità cambierà assetto di nuovo, conviene impostare la suddivisione degli spazi in ufficio su sistemi di pareti modulari montate a secco, i cui moduli si spostano o si sostituiscono quando il team si riorganizza. Un pannello cieco può diventare vetrato se la stanza ha bisogno di luce, oppure il contrario se serve riservatezza. Con cristalli stratificati o pareti cieche con materiali fonoassorbenti all’interno si ricavano uffici chiusi e sale riunioni che lasciano passare la luce dell’open space ma trattengono le conversazioni.
Dove chiudere e dove lasciare aperto dipende da cosa si fa in ogni zona. Un colloquio di selezione o una trattativa con un fornitore richiedono una porta. Un gruppo che lavora fianco a fianco tutto il giorno di solito sta bene in uno spazio aperto, a patto di avere vicino una saletta dove spostarsi per una call.
Cosa cambia per chi lavora durante la riorganizzazione
Chi ha già vissuto un cantiere in ufficio teme rumore e polvere per settimane. La posa a secco è meno invasiva di un intervento in muratura e si può organizzare per micro-aree, una zona alla volta mentre il resto dell’ufficio va avanti, oppure concentrando i montaggi fuori dall’orario di lavoro.
L’aspetto più delicato riguarda le persone. Spostare un reparto o riassegnare le stanze tocca abitudini consolidate e, a volte, equilibri interni. Conviene coinvolgere i responsabili dei team già nella fase di analisi e presentare il nuovo layout con un certo anticipo, spiegando il perché delle scelte. Così si limitano le resistenze, e vengono fuori esigenze che una pianta non mostra, come il collega che passa metà giornata al telefono o due gruppi che lavorano insieme più spesso di quanto risulti dall’organigramma.
Quando il trasloco resta la scelta giusta
Ci sono casi in cui riorganizzare non basta. La superficie può essere esaurita anche dopo aver recuperato gli spazi sottoutilizzati, oppure gli impianti non reggono altre postazioni. A volte pesano l’accessibilità dell’edificio o un contratto d’affitto in scadenza, e cambiare sede diventa la scelta più sensata. Il lavoro di analisi fatto sull’ufficio attuale, in ogni caso, non va perso: chi conosce già come lavorano i propri team arriva alla ricerca della nuova sede con un elenco di requisiti, e non soltanto con un numero di metri quadri.
Articolo redatto in collaborazione con Arredo Ufficio.
